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Neue Pflichtangaben für geschäftliche E-Mails - Nach Inkrafttreten des EHUG drohen neue Abmahnwellen

Durch das Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) wurde an versteckter Stelle und von der Öffentlichkeit weitgehend unbemerkt das Erfordernis von Pflichtinformationen in jeder Form von Geschäftsbriefen eingeführt.

Das Gesetz änderte u.a. die §§ 37a HGB, 125a HGB, 177a HGB, 35a GmbHG, 80 AktG und 25a GenG, die im Ergebnis quasi jede Gesellschafts- und Geschäftsform erfassen, indem hinter die "Geschäftsbriefe" die unauffälligen Worte "gleichviel welcher Form" angefügt wurden. Hiermit waren insbesondere die E-Mails gemeint, die heute fast selbstverständlichen Ersatz für die früher weitgehend schriftliche Geschäftskorrespondenz darstellen.

Bereits vor der Gesetzesänderung war umstritten, ob E-Mails bereits unter den Begriff "Geschäftsbrief" zu fassen waren, weshalb im Rahmen von hiesigen Vortragsreihen der Kanzlei Kessler & Walter, Wiesbaden, bereits prospektiv empfohlen wurde, sämtliche E-Mails prophylaktisch mit den entsprechenden Angaben zu versehen; nach der Änderung besteht an der Notwendigkeit nunmehr kein Zweifel mehr. Die gesetzliche Klarstellung gilt seit dem 01.01.2007.

Danach müssen in sämtlichen Geschäftsbriefen "gleichviel welcher Form" -also auch in E-Mails- die im einzelnen im jeweils einschlägigen Gesetz angegebenen Mindestinformationen über den kaufmännischen Betrieb, u.a. insbesondere in der Regel

  • das zuständige Registergericht
  • Registernummer
  • alle Vorstandsmitglieder/Geschäftsführer und Aufsichtsratsmitglieder
  • mit Vor- und Nachnamen

aufgeführt werden.

Zwar entsprach es auch bislang der "Netiquette", wesentliche Informationen über den Absender in der sogenannten Signatur anzugeben, doch erfassten diese in der Regel nicht die vorbenannten Registerangaben und Vertretungsverhältnisse, so dass hier erheblicher Anpassungsbedarf in der Praxis besteht.

Dabei ist zu berücksichtigen, dass nach bisheriger Rechtsauffassung das Merkmal "Geschäftsbrief" schon sehr weit gefasst verstanden wurde, d.h. nicht nur konkrete Vertragsangebote oder Annahmeerklärungen hierunter fielen, sondern auch bereits erheblich im Vorfeld liegende Korrespondenz. Gleiches gilt nunmehr auch für die E-Mail. Es ist zur Meidung von Abgrenzungsstreitigkeiten daher zu empfehlen, grundsätzlich jede Mail mit solchen vervollständigten Signaturen zu versehen.

Was für die E-Mail nunmehr ausdrücklich geklärt scheint, bleibt für die SMS weiterhin streitig; es scheint aber sehr fraglich, weshalb diese nicht gleichermaßen erfasst werden sollte, was jedoch sicher bis zur nächsten Änderung diskussionswürdig bleibt.

Soweit geschäftliche Korrespondenz fortan die vollständigen Pflichtangaben nicht beinhaltet, wäre von einem Verstoß gegen gesetzlich zwingende Erfordernisse auszugehen, was eine Wettbewerbswidrigkeit begründen kann und somit wettbewerbsrechtlichen Abmahnungen zugänglich ist. Es steht daher zu befürchten, dass uns eine neuen Abmahnwelle bevorsteht, wenngleich angesichts des Umstandes, dass der Abmahnende zunächst solche Mails erhalten bzw. von solchen Kenntnis nehmen muss, wohl eine faktisch höhere Hürde für eine Abmahnung besteht, als nach der Änderung der Impressumspflichten nach dem Teledienstegesetz (TDG), als Verstöße über entsprechende Recherchen im Internet quasi anlassunabhängig ermittelt und verfolgt werden konnten. Andererseits war bereits in der Vergangenheit schon mehrfach festzustellen, dass der Erfindungsreichtum von Abmahnvereinen, Abmahnanwälten u.ä. solche Hindernisse wenig Einhalt geboten, so dass erneut mit entsprechenden Rechtsstreitigkeiten zu rechnen ist.

Im Falle von Abmahnungen ist in diesen Fällen dringend zu empfehlen, die Abgabe einer strafbewehrten Unterlassungserklärung besser zweimal zu überlegen, insbesondere sich zuvor kompetenten Rechtsrat einzuholen, um künftige Folgeprobleme zu berücksichtigen und ggf. die Abgabe vermeidbarer Unterlassungserklärungen auf unbegründete Abmahnungen hin -sei es wegen deren materieller oder formeller Fehler- zu ersparen. So ist guter Rat im Zweifel billiger als die Konsequenzen eines Sparens an falscher Ecke.

Bei weiteren Fragen zu dem Thema, zum Thema Abmahnungen im Allgemeinen oder Speziellen sowie zur Frage der Meidung derselben steht Ihnen RA C. Walter, LL.M. Rechtsinformatik) gerne zur Verfügung.

 

Beachten Sie auch unsere Beiträge zu "Cold Calls, Spamming & Co" sowie der "wettbewerbsrechtlichen Abmahnung im Allgemeinen".

31.01.2007 © Rechtsanwalt C. Walter, Kanzlei Kessler & Walter, Wiesbaden

 

    

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